Ontdek hoe DVC als projectleider het informatiebeheer van WSP Parkstad verbeterde
Situatie: WSP Parkstad is in 2022 beoordeeld op de mate van compliancy aan de Archiefwet met behulp van de Archief KPI’s van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De directie van WSP Parkstad heeft de ambitie om binnen 2 - 3 jaar te voldoen aan wet- en regelgeving.
Opdracht: WSP Parkstad zocht daarom een adviseur en projectleider die in fase 1 een Plan van Aanpak verbetering informatiebeheer opstelde, in samenwerking met interne collega’s en stakeholders. Daarnaast wilden zij in fase 1 de benodigde beleidsdocumenten en een organisatieadvies over de benodigde rollen en functies voor uitvoering van het verbeterplan. In fase 2 van het project diende het verbeterplan uitgevoerd te worden en het organisatieadvies geïmplementeerd te worden.
Aanpak: Mijn aanpak was er in fase 1 op gericht om door workshops met een kernteam vanuit de organisatie het informatiebeheerbeleid, het verbeterplan en het organisatieadvies op te stellen. Daarbij werd de archivaris vroegtijdig betrokken voor advies en werden de directie en het MT regelmatig bijgepraat over vragen en knelpunten. In fase 2 is een projectgroep met alle relevante disciplines ingericht, die onder mandaat van een stuurgroep de benodigde procedures heeft opgesteld, achterstanden in vernietiging en overbrenging (laten) wegwerken en inrichting van applicaties (laten) verbeteren.
Deze aanpak resulteerde in fase 1 in een vastgesteld en gedragen informatiebeheerbeleid, organisatieadvies en verbeterplan. In fase 2 is een team informatiebeheer ingericht binnen de afdeling ICT. WSP Parkstad was, met complimenten van de archiefinspectie, eind 2024 al grotendeels compliant aan de Archiefwet. Achterstanden in overbrenging en vernietiging zijn weggewerkt, alle benodigde beleidsstukken en procedures zijn vastgesteld en worden uitgevoerd. Archivering by design is ingericht in de procesapplicaties van WSP Parkstad.
Ervaring door opdrachtgever: “In fase 1 heeft Dick ons heel pragmatisch geholpen bij het vinden van een aanpak passend bij de organisatie. Bovendien begeleidde hij ons als projectleider en kennisbrenger in het verdere traject. In fase 2 heeft Dick ons geholpen om zélf in control te komen van onze kennis en werkzaamheden in relatie tot de Archiefwet. Hij heeft ons ondersteund in het doelgericht inrichten van onze organisatie. Op een hele prettige manier heeft Dick zichzelf overbodig weten te maken, precies wat ik heel graag zie bij een externe adviseur. Zo verkleinen we onze afhankelijkheid van externe advisering. In fase 2 is de rol van Dick daarnaast met name ingezet op projectleiderschap. Met een menselijke aanpak, maar tevens scherpe focus hebben we het project op koers gehouden en duurzame voortgang weten te boeken.”
