Hoe DVC als adviseur een DMS aanbesteding naar een hoger niveau tilde

De gemeente Groningen wilde haar bestaande DMS vervangen en miste intern de benodigde kennis. Zij zocht hulp bij het helder krijgen van de functionele eisen en wensen voor een aanbesteding en het begeleiden van de aanbesteding zelf. 

De gemeente Groningen heeft DVC gevraagd om als adviseur en rechterhand van de projectleider een Programma van Eisen voor het DMS op te stellen, in samenwerking met interne collega’s en stakeholders.

Mijn aanpak was erop gericht om echt samen met de organisatie het Programma van Eisen op te stellen. Bij de uitvoering hiervan kwam al snel naar voren dat de gemeente Groningen nog geen duidelijke visie op haar toekomstig informatiebeheer en de rol van een DMS hierin had. Hierop heb ik voorgesteld om eerst een gezamenlijke visie te ontwikkelen en het Programma van Eisen daarop aan te laten sluiten. Aangezien uit de visie de eisen voor het nieuwe DMS voortvloeien.

Door deze werkwijze kwam er een gedragen Visie Informatiebeheer 2025 tot stand, inclusief roadmap voor implementatie, met daarop aansluitende eisen aan een DMS. 

Ervaring door opdrachtgever: “We hebben Dick ervaren als iemand met veel kennis van het vakgebied, met humor en als iemand die scherp is op zowel de inhoud als op de samenwerking. Hij dacht pro actief met ons mee en gaf het aan als er bijvoorbeeld extra stappen gezet moesten worden om het draagvlak voor een document of oplossing te vergroten. We merken nu, een aantal maanden nadat zijn inzet bij ons gestopt is, dat zijn opgeleverde producten nog steeds als basis gebruikt worden. Kortom: we hebben de samenwerking met Dick ervaren als heel waardevol.”