Een tegengeluid
In de media, politiek en onder archivarissen, historici en informatieprofessionals heerst verbazing en verontwaardiging over het voornemen van het Nationaal Archief (NA) om publieke taken te beperken en geen nieuwe particuliere archieven op te nemen. Kamerlid Mohandis heeft een motie ingediend om extern en onafhankelijk advies in te winnen en met de archiefsector in gesprek te gaan over deze plannen. De Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) en het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap (KNHG) hebben zich uitgesproken tegen de plannen en schetsen een doembeeld van een eenzijdig historisch beeld vanuit de overheid. Ook veel informatieprofessionals ondersteunen de handtekeningenactie tegen deze plannen. Vergelijkbare plannen bij de lokale overheid, om als archiefdienst te focussen op wettelijke kerntaken, roepen ook de nodige kritiek op.
De ophef en acties vanuit de politiek zijn ongeïnformeerd en gemakzuchtig. De Archiefwet 2026 geeft de archivaris in het algemeen en de algemeen rijksarchivaris in het bijzonder een sterkere adviesrol richting overheden. Daarnaast worden overheden verplicht om blijvend te bewaren informatie na 10 jaar (was 20 jaar) over te dragen naar een archiefdienst. Voor invoering van deze wet zijn geen structurele middelen voor overheden en archiefdiensten, waaronder het NA, gereserveerd. De directie van het NA doet wat elke goede directie doet bij bezuinigingen: focus op de kerntaken en snijden in alle dienstverlening daaromheen. Bij bezuinigingen op de Belastingdienst is het ook logischer dat het Belastingmuseum sneuvelt dan dat er bewust gekozen wordt om minder fraude op te sporen… Politici die staan voor de publieke taken van het NA dienen hiervoor structureel voldoende geld vrij te maken. Alle andere maatregelen zijn louter beeldvorming en zullen in de praktijk – ondanks convenanten en inspanningsverplichtingen – geen effect ressorteren. Een nieuwe wet zonder budget is een lege huls.
De ophef en acties vanuit KVAN en – in mindere mate – KNHG en informatieprofessionals zijn helemaal onbegrijpelijk en laten pijnlijk zien wat er mis in de sector. KVAN, KNHG en veel informatieprofessionals stellen zich -bewust of onbewust- op het standpunt ‘geld speelt geen rol voor een archivaris van stand.’ Nergens wordt duidelijk gemaakt dat het Nationaal Archief en andere archiefdiensten structureel extra budget nodig heeft voor haar kerntaak: het duurzaam beheren van blijvend te bewaren digitale informatie van de rijksoverheid. Er zijn voorzichtige tegengeluiden maar die verdwijnen in de digitale en politiek ophef sterk naar de achtergrond.
De media-aandacht voor dit onderwerp is ook bedroevend ongeïnformeerd. Het archiefwezen staat al meer dan 30 jaar voor een ‘Copernicaanse wending’: beheer van digitaal archief is een totaal ander vak dan beheer van analoog archief. Feitelijk moet het NA, en elke archiefdienst, 2 bedrijven onder 1 dak verenigen: een bedrijf met tradities, werkwijzen en methoden gebaseerd op eeuwenlange ervaring en een hippe start-up die nu moet nadenken over het archiveren van nu nog onbekende vormen van digitale informatie en daarnaast datasets, algortimes en met AI ondersteunde besluitvorming blijvend moet bewaren. En dat in een wereld waarbij nieuw altijd beter is dan oud en software en bestandsformaten een gemiddelde levensduur hebben van 5 tot 15 jaar. In de papieren wereld nam de archivaris gevormde dossiers in ontvangst, beschreef de inhoud en maakte die beschikbaar. Omdat papier geduldig is en niet snel vergaat kon dit proces prima 20-50 jaar na creatie van de documenten plaatsvinden. In de digitale wereld moet de archivaris, door ‘archivering by design’ vooraf meedenken over de inrichting van informatiesystemen en de keuze van bestandsformaten, omdat archivering achteraf veel ingewikkelder en kostbaarder is.
Meer dan 10 jaar geleden werd door bestuurders al gewaarschuwd: ‘Onvindbare informatie zal ertoe leiden dat de eerste twintig jaar van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit worden. Belangrijk cultureel erfgoed zal hiermee verloren gaan’. De werkelijke schande is dan ook dat veel archivarissen, archiefdiensten en informatieprofessionals veel te weinig en veel te laat ingezet hebben op digitaal informatiebeheer en digitale archivering en nooit voldoende budget hiervoor geclaimd hebben. En dat voorlopers in de eigen gelederen niet massaal toegejuicht worden, maar dat vooral opgekomen wordt voor bestaande belangen en banen. Hierdoor worden overheidsorganisaties en de burger niet geholpen en is de informatiehuishouding van de overheid nog steeds niet voldoende. Een conservatieve schatting is dat minimaal het dubbele budget voor het NA en andere archiefdiensten nodig is om structureel haar kerntaken voor digitaal archiefbeheer en advisering hierover vorm te geven, naast bestaande taken voor analoog archiefbeheer en advisering hierover.
Voor veel archiefdiensten en veel overheden betekent dit ook pijnlijke personele keuzes. Naar schatting 30 tot 50% van de huidige medewerkers is niet – of pas na intensieve omscholing in staat om als digi-archivaris vorm te geven aan archivering by design. Er zal dan ook veel meer ingezet moeten worden op nieuwe medewerkers, met heel veel ICT en organisatiekennis. Daar zou de KVAN zich veel beter hard voor kunnen maken.
De roep om opname van particulier archief door archiefdiensten is tenslotte betekenisloos als er geen software en geen medewerkers zijn om dit particulier archief te beheren en beschikbaar te stellen. Voor mr. Herman Tjeenk Willink geldt nog dat een deel van zijn particulier archief op papier is aangeleverd, maar als Jetten, Kaag en Rutte met hun particulier archief aankloppen bij het NA dan is dat toch echt vrijwel uitsluitend digitaal materiaal. Social media, SMS en chatberichten die over 10-20 jaar waarschijnlijk alleen met digitale forensische technologie nog te achterhalen zijn tegen hoge kosten en met onzeker succes.
De voorstanders van opname van particulier archief door het NA – en zeker de KVAN - dienen daarom de plannen van de directie van het NA en andere voorlopers te steunen en daarnaast te pleiten voor veel meer structureel budget voor het NA en decentrale archiefdiensten. Zo kunnen deze organisaties, by design, overheidsarchief en particulier digitaal archief opnemen, beheren en beschikbaar stellen en blijft ons cultureel erfgoed behouden.