De scope van informatiebeheer

Soms moet je een probleem 3 of 4 keer in verschillende vormen en bij verschillende organisaties onder ogen krijgen voor je het doorhebt. Dit overkwam mij recent bij een van mijn opdrachtgevers toen mij gevraagd werd de scope en inhoud van het vakgebied informatiebeheer en de wijzigingen hierin nader te omschrijven en uit te leggen. Wat is nu de rode draad die MDTO, zaakgericht werken, Capstone methodiek en social media archivering verbindt? Waarom is er zoveel stammenstrijd tussen ‘vernieuwers’ en traditionelen in ons vakgebied? Wat maakt ‘informatiebeheer’ tot een ‘betwist begrip?’ De conclusie is verrassend simpel: het object van waardering en - daarmee -  van beheer is veranderd. Het zijn er (minimaal) 6 geworden.

In ‘the good old days’ was het (analoge) document het object van waardering en beheer.

De vorm, de inhoud of de redactionele status van een document bepaalden de bewaartermijn van dat document en daarmee ook de wijze van (informatie)beheer.  Documenten worden in deze benadering (bijna) individueel geregistreerd en beheerd, waarbij definitieve versies meer waarde hebben dan concepten. Deze benadering werd (en wordt) veelal toegepast bij analoge archivering en bij blijvend te bewaren informatie. Sinds Johannes Albertus Zaalberg (gemeentesecretaris Zaandam 1890-1919) ordening in dossiers introduceerde, is het object van waardering en beheer verschoven naar dossiers (per onderwerp geordend) voorzien van een classificatiecode. Maar binnen zo’n dossier kunnen documenten nog steeds een verschillende bewaartermijn en beheerregime hebben.

De groei van het aantal documenten leidde bij Rijksoverheid en later decentrale overheid tot een andere vorm van selectie en waardering: het werkproces (of de handeling) kwam centraal te staan. Processen worden in deze benadering als geheel gewaardeerd en die waardering is bepalend voor alle onderliggende documenten en het beheer hiervan. De geëigende methode van informatiebeheer is zorgen dat de applicatie waarmee het proces wordt uitgevoerd of een hieraan gekoppelde applicatie beschikt over alle functionaliteiten voor registratie, selectie, vernietiging en beheer. Ook de procesmethode stuitte op haar grenzen, al was het maar omdat veel organisaties niet strikt in werkprocessen denken en werken, maar in thema’s, opgaven en/of projecten,  waardoor een concept als zaakgericht werken steeds minder aansloot bij de manier van werken van een organisatie. Dit werd deels opgelost met het maximaal oprekken van het begrip proces of activiteit, waardoor bijvoorbeeld een ‘intern project’ ook van een bewaartermijn voorzien kan worden, die van toepassing is op alle projectdocumenten.

Het inzicht dat organisaties niet altijd met formele systemen en processen werken, maar dat besluitvorming en de bijbehorende informatiestromen vaak rommelig zijn, heeft geleid tot de sleutelfunctionarissen (Capstone) benadering. In deze benadering is rol en functie van een persoon bepalend voor de bewaartermijn en daarmee ook de wijze van (informatie)beheer van al zijn/haar informatie. Alle informatie van deze persoon (in de praktijk veelal e-mail en berichtenverkeer) wordt als waardevol gezien en daarom veilig gesteld (capture), opgeslagen en beheerd in een passende omgeving met de persoon (en/of functie) als eerste ingang tot deze informatie.  

Het inzicht dat het formele archief van een organisatie niet noodzakelijk een complete weergave is van bijzonder, belangrijke of unieke gebeurtenissen in een bepaalde periode heeft geleid tot de hotspot benadering. In deze benadering staat het (unieke) karakter van een gebeurtenis en het maatschappelijke effect ervan centraal. Alle informatie van een gebeurtenis -zowel van de overheid als uit de maatschappij- wordt als waardevol gezien en daarom veilig gesteld (capture), opgeslagen en beheerd in een passende omgeving met de gebeurtenis als eerste ingang tot deze informatie. In de praktijk is er vaak sprake van een combinatie met de sleutelfunctionarissen benadering en wordt alle informatie van sleutelfunctionarissen van een bepaalde hotspot veilig gesteld en gearchiveerd.

Technische veranderingen in de aard van informatieobjecten hebben ook geleid tot een nieuw object van informatiebeheer: het medium. In deze benadering bepalen de (technische) kenmerken van een medium de waardering en -nog meer- de bijbehorende inrichting en uitvoering van het informatiebeheer. De historische en organisatorische waarde van het medium bepaalt de bewaartermijn en niet de processen, documenten en/of personen die op het medium gepubliceerd hebben. Per medium verschilt de methode waarmee informatie wordt veilig gesteld (capture) en beheerd. Bijvoorbeeld van websites worden door middel van snapshots op bepaalde tijden een momentopname vastgelegd en als een geheel gearchiveerd.

Technische en organisatorische veranderingen samen hebben geleid tot het ‘jongste’ object van beheer: data. Data -van een enkelvoudig gegeven tot een complete dataset- is meer dan een specifiek type informatieobject wat ontstaat binnen een of meerdere processen. Dit betreft in het bijzonder data m.b.t. personen of objecten die -gedurende korte of lange tijd- gevormd, bewerkt en geactualiseerd worden en data die hergebruikt worden voor een ander doel dan waarvoor zij oorspronkelijk gemaakt zijn. De waardering van deze data wordt bepaald door de rol en functie van de data -en niet door een enkel werkproces of de waarde van een bepaald data element. Daarnaast bepalen de technische kenmerken (van data en de omgevingen waarin deze data beheerd wordt) en het organisatorische belang van de data de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer. Per type data (statische data, ruwe data etc.) en dataomgeving (databases, data warehouses enzovoorts) dient in deze benadering bepaald te worden hoe data wordt veilig gesteld (capture) en beheerd.

Wat betekent dit nu in de praktijk van het informatiebeheer?

Mooie analyse, maar wat kun je hier nu concreet mee? Zonder volledig te willen zijn zie ik de volgende consequenties:

1.      Elk beheerobject vereist een andere benadering van waardering. Bij personen bijvoorbeeld is dat het belang en functie van de persoon, terwijl bij data het gebruik (of hergebruik) van data de waardering bepaalt.

2.      Elk beheerobject vereist een andere benadering van ‘in control zijn’. Bij de document benadering bijvoorbeeld is de organisatie in control als alle documenten individueel geregistreerd zijn en beheerd worden, terwijl bij de persoon benadering de organisatie in control is als van alle sleutelfunctionarissen alle informatie is veilig gesteld en duurzaam toegankelijk beheerd wordt.

3.      Elk beheerobject vereist een andere wijze van informatiebeheer: technieken, methodieken en instrumenten voor het beheer van bijvoorbeeld data zullen/moeten wezenlijk verschillen van technieken, methodieken en instrumenten voor het beheer van processen of personen.

Volledig is deze lijst zeker nog niet. Laat vooral jullie aanvullingen of kritische feedback weten!